# 304文書組第一層掃描結果與道務文書工作清單（初稿）

日期：2026-09-01
性質：**初稿，等 Neil 修正**。這是「下一階段＝接線非蓋樓」的第一鏟——掃 304 第一層，看文書組實際上在做哪些事。
腳本：`scripts/adhoc/audit_304_wenshu.py`（唯讀，輸出 `data/audit-304/`，未進 git）
資料時點：2026-09-01 實際爬取，非沿用 8/21 搬遷當時的數字。

## 結論先講

**304 現在有 14,023 檔、833 夾、17.6 GB。** 其中 76% 的檔案（10,712 檔）壓在「舊4D資料」這個承接夾底下，等於現在要點兩層才碰得到文書組的業務檔。

掃完 12 個 D07 舊代碼夾，**文書組真正還在跑的工作只有 4 條**（會議記錄、法會文書、專案計畫、年度計畫），其餘 8 條都已經停在 2015–2021 之間。停掉的不等於該刪——道學詞語那 6,099 檔是 1990 年代的舊網站整包，內容有價值，只是載體過期。

另外查到一件之前不知道的事：**書籍封面照片同一批存了三份**，1,614 張逐檔 md5 相同，沒有一張是「同檔名但內容不同」。

## 第一層現況（施工前，8 格）

| 第一層 | 檔 | 夾 | GB | 這是什麼 |
|---|---:|---:|---:|---|
| 舊4D資料 | 10,712 | 817 | 16.12 | 8/21 從 D07 搬進來的承接夾，底下 12 個舊代碼夾 |
| 書籍資料庫 | 1,662 | 2 | 0.73 | 借閱系統：1 張表＋1,660 張封面照 |
| 峨眉圖書 | 1,616 | 2 | 0.74 | 發放／庫存系統：2 張表＋1,614 張封面照 |
| 中心回傳 | 17 | 7 | 0.00 | 只有一個 2024 年份夾 |
| 峨眉辦事(台灣) | 15 | 3 | 0.00 | 辦道清單／辦事紀錄表＋附件夾 |
| 00說明檔 | 1 | 0 | 0.00 | 骨架 |
| 90 | 0 | 1 | 0.00 | 骨架（活動年夾，空） |
| 99 | 0 | 1 | 0.00 | 骨架（暫存，空） |

## 舊4D資料底下 12 夾＝文書組的工作沉積

「最後修改日」是判斷這條工作還活著沒的證據，不是猜的。

| 舊代碼 | 檔 | GB | 期間（最舊～最新） | 還活著？ |
|---|---:|---:|---|---|
| D0713.會議記錄 | 374 | 0.32 | 2014-11-30 ～ **2026-08-28** | **活**，上週還在寫 |
| D0721.法會文書 | 904 | 5.89 | 2015-04-28 ～ **2026-04-05** | **活** |
| D0731.專案計畫 | 1,156 | 8.46 | 1995-12-31 ～ 2024-10-21 | 活（一年幾次） |
| D0700.年度計畫 | 40 | 0.01 | 2015-04-28 ～ 2024-10-03 | 活，但 2025／2026 兩年沒有 |
| D0714.中心文書 | 39 | 0.01 | 2015-04-29 ～ 2022-01-08 | 停 4 年（靈隱中心文書團隊代表會議） |
| D0732.圖書管理 | 1,705 | 0.75 | 2004-12-05 ～ 2021-01-10 | 停 5 年，已被兩套新系統取代 |
| D0733.設備紀錄 | 309 | 0.18 | 2015-04-25 ～ 2021-04-15 | 停 5 年（印表機說明書、Skype 帳單、驅動程式） |
| D0715.請款紀錄 | 74 | 0.02 | 2009-06-30 ～ 2017-10-22 | 停 9 年 |
| D0712.總覽紀錄 | 12 | 0.00 | 2008-09-16 ～ 2016-01-18 | 停 10 年 |
| D0723.道學詞語 | 6,099 | 0.50 | 1995-08-17 ～ 2015-12-29 | 停 11 年，但**內容有價值** |
| D0711.雲端同步 | 0 | 0.00 | — | 空夾 |
| D0722.中區文書 | 0 | 0.00 | — | 空夾 |

### D0723.道學詞語＝一整個 1990 年代網站

6,099 檔裡有 2,878 個 `.htm`、958 個 `.gif`、847 個 `.bmp`，資料夾名出現 `_VTI_CNF`／`_VTI_PVT`／`_PRIVATE`——這是微軟 FrontPage 做網站留下的系統夾。換句話說這不是散檔，是**一個完整的舊「道學詞語」網站被整包丟進雲端**。內容是訓文詞語注釋、生難字詞、經典成語匯集。

這批跟 `fortune/dao-lexicon` 是同一個題目。**Neil 9/1 裁示：道學辭典本質是語料庫，那是另一條線，不併進道務文書工作清單。** 這裡只把它標記為「內容有價值、載體過期」的資產，搬去哪待定。

### D0733.設備紀錄裡有 39 個 .exe、20 個 .cab

印表機驅動程式與安裝檔。2021 年後沒動過，機型是 LaserJet Ultra M206。這類東西留著沒有保存價值，也不是紀錄。

## 書籍封面重複三份（md5 逐檔驗過）

| 位置 | 檔數 | 與另外兩處相同 | 只有這裡有 |
|---|---:|---:|---:|
| 書籍資料庫／書籍資料表_Images | 1,661 | 1,614 | 47 |
| 峨眉圖書／書籍封面照片 | 1,614 | 1,614 | **0** |
| 舊4D／D0732.圖書管理 | 1,705 | 1,614 | 91 |

「同檔名但內容不同」＝ **0 筆**，所以是真重複，不是不同版本。
去重後的唯一內容約 1,752 檔；現在佔 4,980 檔、2.2 GB。

**但兩張表不是同一套系統，不能合併：**

- `峨眉書院：文書組：書籍`（16 分頁）＝**發放／庫存**：料號 11,020 列、書庫入庫／領取／總量、書籍發放 log、國外書籍發放明細、一貫道藏發放明細。
- `峨眉書籍資料庫`（10 分頁）＝**借閱／館藏**：書籍資料表 1,689 列、藏書櫃位表、借閱紀錄表、歸還紀錄表、倉儲表。

兩張表各自綁著自己的封面資料夾，綁法還不一樣：發放表的「封面」分頁存的是**寫死的 Drive 檔案連結**，借閱表存的是**相對路徑** `書籍資料表_Images/檔名.jpg`。所以直接刪任何一個資料夾都會弄壞其中一套系統的圖，要先改指向。

### 封面已經在道籍系統裡（2026-09-01 查證）

Neil 回想「封面應該已經放進道籍系統」——查證屬實，而且比 Drive 更該當正本：

| 項目 | 數字 |
|---|---:|
| 道籍系統 `books` 書目 | 1,679 |
| 其中有封面 | 1,609（95.8%） |
| 封面存放位置 | Firebase Storage `daomember.firebasestorage.app/book-covers/` |
| 這 1,609 張 Drive 也有 | **1,609（全部）** |
| 只有道籍系統有、Drive 沒有 | **0** |
| 只有 Drive 有、系統沒有 | 66 |

查法：`books` 集合逐筆取 `coverImageUrl`，取檔名主幹與 304 掃描結果的三處圖檔比對。
注意資料庫是 `emsy-dao-tw`，不是預設庫。

**那 66 張只有 Drive 有的，拆開來看是兩種：**

| 類型 | 張數 | 說明 |
|---|---:|---|
| 檔名帶書籍編號 | 34 | 去重後對應 **18 個書籍編號**（同一本書有 `JAA00355.jpg` 與 `JAA00355.書籍封面.055148.jpg` 兩種檔名） |
| 掃描機自動命名 | 32 | `1082daf0.書籍封面.054655.jpg`，無書籍編號，2024-07～2025-04 陸續掃進來 |

那 18 個編號**全部**在道籍系統裡查得到書目，而且**全部目前是「無封面」狀態**——不在系統的 0 筆，已有別張封面的 0 筆。可直接補：

| 編號 | 書名 | 編號 | 書名 |
|---|---|---|---|
| JAA00350 | 峨眉持恆佛堂開壇訓 | JAA00362 | 一貫道藏(史傳之部)(07)白陽史紀 台灣 |
| JAA00355 | 白陽寶典2015其他國家 | JAA00364 | 道德經 |
| JAA00356 | 峨眉勝誠佛堂開壇訓 | JAA00366 | 聯合結緣訓 |
| JAA00357 | 白陽寶典1997丁丑86國內 | JAA00367 | 智謙菩薩結緣訓 |
| JAA00358 | 一貫道藏(聖典之部)(55)白陽聖訓1998 | JAA00368 | 仙佛語錄：談修持 |
| JAA00359 | 一貫道藏(聖典之部)(56)白陽聖訓1998 | JAA00369 | 仙佛語錄：談幸福 |
| JAA00360 | 一貫道藏(聖典之部)(57)白陽聖訓1997~1998 | JAD00250 | 固本培德精進班 |
| JAA00361 | 一貫道藏(聖典之部)(58)白陽聖訓1998~1999 | JAD00260 | 幸福語錄集：濟佛說華嚴世界 |
| JAF00227 | 聚義因德：聚德建廟三十週年紀念 | JAF00228 | 慧光常照慈德普霑：慧慈菩薩成道二十週年紀念 |

道籍系統 `books` 無封面共 70 筆：18 筆 Drive 有圖可補，**其餘 52 筆是真的哪裡都沒有圖**。

> ⚠️ 更正：本文初版寫「5 張可補、61 張配不到書」。錯在比對只取完整檔名主幹，
> 把 `JAA00364.書籍封面.055148.jpg` 這種「書籍編號＋掃描機後綴」的檔名判成配不到。
> 正確數字是 18 個書籍編號可補、32 張掃描機命名需人看。

**結論**：Drive 那 4,980 個封面檔（2.2 GB）對道籍系統來說絕大多數是多餘的。**但退場前要先做兩件事**——把 18 本書的封面補進系統、把 32 張掃描機命名的看過，決定是不是還沒編號的新書。

### 退場前的絆索：兩張 Google 試算表還指著那些資料夾

- `峨眉書院：文書組：書籍` 的「封面」分頁存的是**寫死的 Drive 檔案連結**（2024-06-12 那批）。
- `峨眉書籍資料庫` 的「書籍資料表」存的是**相對路徑** `書籍資料表_Images/檔名.jpg`。

直接刪資料夾，這兩張表的圖就壞了。要先確認這兩張表還有沒有人在用——道籍系統這邊 `bookLoans` 只有 3 筆、`bookRequests` 1 筆，看起來借閱與申請的實際作業**還沒搬進系統**，可能仍在試算表上跑。這點要問文書組，不能從資料推。

## 道務文書工作清單（初稿）

格式照 9/1 拍板：**產出 → 落哪個碟 → 誰動手 → 節奏 → 誰把關**。
**「誰動手／節奏／誰把關」三欄我沒有證據，全部留白等 Neil 填**——從檔案看不出人與制度。

| # | 工作 | 產出 | 落哪個碟 | 誰動手 | 節奏 | 誰把關 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 文書組會議記錄 | 會議記錄（docx/pdf） | 208會議 | 待填 | 待填 | 待填 |
| 2 | 法會行政文書 | 行政文書、簽到、流程 | 304文書組 | 待填 | 待填 | 待填 |
| 3 | 法會現場採集 | 錄音 mp3、現場照片 | 204錄音／206照片 | 待填 | 待填 | 待填 |
| 4 | 法會訓文產出 | 訓文、母本對版 | 202文史 | 待填 | 待填 | 待填 |
| 5 | 專案文書 | 流程、住宿安排、通訊錄 | 待定（304 或專案碟） | 待填 | 待填 | 待填 |
| 6 | 年度計畫與報告 | 年度計畫、年度報告 | 304文書組 | 待填 | 待填 | 待填 |
| 7 | 圖書發放 | 料號、入庫、領取、發放 log | 304文書組 | 待填 | 待填 | 待填 |
| 8 | 圖書借閱 | 借閱／歸還紀錄、櫃位 | 304文書組 | 待填 | 待填 | 待填 |
| 9 | 辦道紀錄（台灣） | 辦道清單、辦事紀錄 | 待定 | 待填 | 待填 | 待填 |
| 10 | 道務紀要（9/15 補列，依靈隱中心《道場文獻工作參考手冊》編輯中版；9/15 晚 Neil 定：不另開表，格式加一段） | 檢討會記錄／會議紀錄開頭固定一段「本場紀要」：日期、地點、單位、活動、主班助班、人數、要點兩三句 | 208會議碟（隨原記錄）；報導庫那一列由腳本抄，人不碰 | 文書組（寫記錄的人順手寫） | 寫記錄時一起 | 同記錄把關 |
| 11 | 中心匯出（9/15 補列，對齊靈隱中心文獻手冊） | 年度道務紀要表、開壇訓文清單＋掃描檔、人物表格（道籍匯出去敏感欄）、影音清單 | 中心 Drive「13.峨眉文獻」 | 待填（＝中心手冊「各單位窗口」） | 年底一次＋重大行程事後 | 待填 |

（原列第 10 條「道學詞語維護」已依 9/1 裁示移出——那是語料庫的題，不是文書組的工作流。）

**已停但曾經是工作的**（列出來讓 Neil 判要不要復活）：中心文書代表會議（停 2022）、請款紀錄（停 2017）、組務總覽表（停 2016）、設備紀錄（停 2021）。

## 待 Neil 拍板

1. ~~第一層要不要拆平~~ → **Neil 9/1 拍板拆平，已施工完成**（見下節）。
2. **書籍封面**：正本確定是道籍系統的 Firebase Storage，不是 Drive。待拍板的是——(a) 那 18 本書的封面補不補進系統？(b) 那 32 張掃描機命名的要不要人看一遍？(c) 兩張試算表還在用嗎？確認沒人用才能讓 Drive 三處退場。
3. **道學詞語那 6,099 檔**——歸屬已定（語料庫線，不是文書組工作流），待拍板的只剩「檔案實體放哪顆碟」。
4. **驅動程式與 Skype 帳單**（.exe 39、.cab 20）——退場還是留？
5. **兩個空夾**（雲端同步、中區文書）——刪掉還是保留待用？
6. 工作清單的「誰動手／節奏／誰把關」三欄，要靠你或訪談文書組才填得出來。

## 尾巴

- 本文只掃 304，沒動任何檔案，Drive 零寫入。
- 個資議題本輪不碰（2026-08-27 已裁示全數留置、結案）。
- 5 顆第一層雜物夾（中心回傳、峨眉辦事、峨眉圖書、書籍資料庫）合計只有 3,310 檔，但佔了第一層 8 格中的 4 格——第一層長相亂，主要是這個原因，不是檔案多。

---

## 施工紀錄：第一層拆平（2026-09-01 完成）

Neil 9/1 拍板「拆平」，當日執行。腳本 `scripts/adhoc/flatten_304_toplevel.py`（dry-run 預設，加 `--execute` 才動；冪等）。

**編碼取捨**：盡量沿用 D07xx 原本的後兩碼，讓認得舊代碼的人不必重學。唯一例外是 `D0700.年度計畫`——00 已被骨架「00說明檔」佔用，改配 01。

| 原名 | 新名 |
|---|---|
| 舊4D資料/D0700.年度計畫 | 30401.年度計畫 |
| 舊4D資料/D0711.雲端同步 | 30411.雲端同步 |
| 舊4D資料/D0712.總覽紀錄 | 30412.總覽紀錄 |
| 舊4D資料/D0713.會議記錄 | 30413.會議記錄 |
| 舊4D資料/D0714.中心文書 | 30414.中心文書 |
| 舊4D資料/D0715.請款紀錄 | 30415.請款紀錄 |
| 舊4D資料/D0721.法會文書 | 30421.法會文書 |
| 舊4D資料/D0722.中區文書 | 30422.中區文書 |
| 舊4D資料/D0723.道學詞語 | 30423.道學詞語 |
| 舊4D資料/D0731.專案計畫 | 30431.專案計畫 |
| 舊4D資料/D0732.圖書管理 | 30432.圖書管理 |
| 舊4D資料/D0733.設備紀錄 | 30433.設備紀錄 |
| 00說明檔 | 30400說明檔 |
| 90 | 30490 |
| 99 | 30499 |

**驗收**（重跑 `audit_304_wenshu.py` 核對）：

| 判準 | 施工前 | 施工後 | 結果 |
|---|---:|---:|---|
| 總檔案數 | 14,023 | 14,023 | ✅ 一顆沒少 |
| 總資料夾數 | 833 | 833 | ✅ |
| 總容量 | 17.6 GB | 17.6 GB | ✅ |
| 第一層項數 | 8 | 20 | ✅ 符合計畫（12 夾提上來＋原 8 項） |
| 舊4D資料 剩餘內容 | 12 夾 | **0** | ✅ 已清空 |

**過程備註**：`D0714.中心文書` 那筆 API 回報 read timeout，但事後查證搬移與改名都已生效——是回應逾時，不是操作失敗。重跑 dry-run 顯示「要動的共 0 項」，確認冪等收斂。

**還沒動的 4 格**（去向待拍板，未套編碼）：中心回傳、峨眉圖書、峨眉辦事(台灣)、書籍資料庫。空殼 `舊4D資料` 也留著沒刪，等對帳無誤再清。