峨眉書院・文書組報告

峨眉數位一盤棋

檔案整理要動工了。但它不是一件單獨的工程，是一盤棋裡的一步。這份報告先看全盤，再看這一步。

往下滑 ↓

我們在解決什麼

三個真實的問題

一句話戰略

為峨眉修一部活的史

不是等週年慶才回頭翻箱倒櫃，而是每一天的活動、每一段訓文、每一位前賢的footprint，即時入冊、彼此連結。

數位和 AI 不是目的，是修史的加速器。

全盤：六個幫手

各管一件事，互相引用，不重複存

分工的鐵則

一種東西，只有一個家

人的資料只住道籍系統，檔案只住圖書館，兩邊不重複存，用同一把鑰匙互相引用。

照片只有一個家、聖歌只有一個家、會議紀錄只有一個家。找的人永遠知道去哪裡。

這一波動什麼

把倉庫改建成圖書館

九座編號書架（101 公開＋201～208 文獻），加上每組每區自己的工作桌。東西一樣不丟，但每一樣有固定的家、有目錄可查。

向大家溝通的說法：家具設好、舊物歸位，大家只要入住。

全體只要配合一件事

一條規矩

沒空整理也沒關係：機器每月自動掃、自動分，文書組一人半小時確認。整齊靠機器，不靠自覺。

權限

誰能看什麼，跟著職務走

名單從道籍系統自動帶出，換人做組長，權限自動跟著換。開放之前先做一件事：名冊類個資全部收進管制，不留裸奔窗口。

訊息傳遞

公告發一次，該收的人都收到

承辦的人只發一次、選對象，機器分三路送：LINE 推到手機、正式函走信箱、平台留底供查。

對象可以選「圈」（某組、某區、點傳師），也可以選「條件」：像靈隱青年營隊，由道籍系統撈出適齡、參加過營隊的名單，精準送達。

沒綁 LINE 的長輩不會漏接：名單按區拆給窗口，一人三五個名字，精準去邀。

北極星

人會離開，故事會留下

前人一生的示現，活著就記得完整：年表、活動、照片、錄音、文字。要編特刊、開課題，隨時拉得出來，後人一代一代講下去。

講他課題的班程，本身又是新的紀錄，掛著他的名字入庫。他的影響力看得見，而且持續累積。

給點傳師的一層

訓文印證索引

仙佛在訓文裡，常藉一個人的一生、一件事來印證一個道理。這層關係目前只存在讀過的人心中。

以後讀訓文時隨手記一筆：哪段訓文、印證哪個道理、藉哪個人哪件事。累積起來，寫特刊查人，連仙佛怎麼講他都列得出來；編課題查道理，印證的段落和真實事例一次到齊。

故事與媒體

出口會換代，故事線不換

季刊、未來的頻道、Podcast，都只是出口。後面那條故事線：藉哪個人、哪件事、印證什麼道理、想傳達什麼，編好一次，就能輸出成文章、音頻、影片、課題。

彰顯這寶貴大道對大家的影響，靠的是故事，不是平台。

我們的紅線

系統是來省時間的

配套：文書組例行維運每月不超過半天；任何要新增的人工作業，先問機器能不能做。

建設順序

一步一步來，不搶快

需要各位幹部的

三件事

請各位知悉或裁示

三個決定

倉庫變圖書館
故事永流傳

今天的峨眉是前人一磚一瓦建起來的。這套系統，是為了讓後人永遠知道這件事。