峨眉書院・文書組

倉庫變圖書館

峨眉的數位家園要整修了。這份簡報用十幾頁，把整件事講清楚。

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現在的困擾

東西都在，但找不到

三十幾年來的照片、錄音、文件，一共三十七萬多筆，都好好存在雲端硬碟裡。

問題是：要找一樣東西，常常翻很久才找到，或者只有某一位前賢知道放在哪。他不在，就沒人找得到了。

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我們要做的事

把倉庫改建成圖書館

東西還是那些東西，一樣都不會丟。

改變的是：每一樣東西有固定的家、有目錄可以查，誰都不用再靠記憶找東西。

家具我們先設好、舊物我們先歸位，大家只要入住。

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六個幫手

各管一件事，不重複

道籍系統：管人的資料，道親、職務、法會名單

LINE 小幫手：在每個人手機裡，查詢、報到、收通知

雲端圖書館：管檔案，照片、錄音、文件的家

道務平台：內部的大門，找東西從這裡進

道峨眉季刊：對外的窗口，也記錄當代的故事

文獻平台（未來）：峨眉的藏經閣

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圖書館長什麼樣子

九座書架，各有編號

101 公開範本、食譜、經典

201 課題班程教材

202 文史道務紀錄（點傳師）

203 美工設計素材

204 錄音有聲書、講述

205 音樂聖歌的家

206 照片照片的家

207 影音影片、動畫

208 會議會議紀錄（點傳師）

每個組、每個區，另外都有自己的工作桌，自己的東西自己管。

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大家唯一要記的

一條規矩

檔名開頭寫日期加活動名，放進當年的資料夾。例如：2026-05-12靈隱寺三天法會。只要日期寫對，系統每個月自動把同一場活動的照片、錄音、文件串在一起。

就這一條。其他的，機器來。

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找東西

查表，不翻資料夾

想找某一場法會的照片？打開活動總表，找到那一列，照片、錄音、文件的連結全在上面。

目前已經串好一百二十一場活動，最早到 1968 年。以後每個月自動增加。

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誰能看什麼

簡單三句話

有職務的前賢，大部分都能看

自己組、自己區的桌子，自己管

文史和會議紀錄，點傳師才能看

刪掉的東西會先進垃圾桶，三十天內都救得回來，不用怕按錯。

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沒空整理怎麼辦

沒關係，有掃地機器人

機器每個月自動掃描、自動分類，文書組一個人花半小時確認就好。

大家只要檔名寫日期，整齊是機器維持的，不靠任何人的自覺。

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迷路了怎麼辦

三個地方有路標

每顆硬碟第一格是「00 這裡放什麼」，點進去就有說明

說明會發口袋卡，你常用的就三個地方

問 LINE 小幫手，或直接問文書組

來問不丟臉。你的問題會讓路標越立越好。

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訊息怎麼收到

公告發一次，該收的人都收到

以後活動通知不再靠群組轉來轉去。承辦的人發一次，該收到的人 LINE 跟信箱自動收到。

舊公告在道務平台都查得到，不用爬群組紀錄。

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這一切最終為了什麼

人會離開，故事會留下

素材 → 特刊 → 課題 → 人物誌

前人的一生，活著的時候就一筆一筆記著；要編紀念特刊、開班程課題，隨時拉得出完整的示現，不必再翻三個月。

後人永遠查得到：今天的峨眉，是誰一磚一瓦、犧牲奉獻建起來的。

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我們的承諾

系統是來省時間的

這套系統要讓大家花更少的時間找檔案，把時間留給辦活動、陪伴人、成全人。如果反而更忙，那是系統要修，不是人要更努力。

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接下來會發生的事

五步，不急不亂

1　開好新櫃子（新的硬碟和骨架）

2　舊物搬家（機器列清單，確認後才搬）

3　清點個資（名冊類先收好，才開放）

4　發鑰匙（每個人拿到自己該有的權限）

5　請大家入住（說明會見）

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一起把峨眉的
故事留下來

有任何問題，問 LINE 小幫手，或找文書組。