峨眉書院・文書組

峨眉知識庫策略地圖

東西可以分開放，但要有一份看得到全部的目錄；誰能看什麼看身分；沒人整理的時候機器會自動檢查；力氣只花在真的有人要用的地方。

位階：這是「道務文書藍圖（原資訊藍圖）」（總藍圖）底下的子地圖：六個數位工具中「管檔案」那一個的深潛版。不需要先懂技術名詞，照順序讀下去就懂整套做法。

五個支柱

誰負責什麼

兩本帳

硬碟裡的東西其實只有兩種：辦活動生出來的（照片、錄音、名冊，每年一直來、越堆越多），和平常要用的（教材、聖歌、範本，不太會變但常有人找）。過去會亂，就是這兩種混在一起、又沒有制度接住。所以分成兩本帳，各管各的。

每顆硬碟以後長什麼樣子

照兩本帳的邏輯反推，每顆硬碟最後都會長成同一個樣子。這次整理做完之後，以後每年只是多一個年份夾，十年後的結構跟明天一樣，不會再累積出下一次「五年沒人動」的亂。

做完的判斷標準只有兩句話：任何新檔案放進去，都很清楚該放哪裡；任何一場活動，都能在總表上查到一列。

如果沒人來整理，會怎麼樣

大家對雲端硬碟的習慣就是倉庫心態：存進去就安心，之後有沒有人找得到不太在意。所以這套做法不能建立在「大家會自動整理」上，要建立在「大家繼續照舊丟檔案、機器負責整理、一個人負責點頭」上。這套系統要做的事，是把倉庫改建成圖書館，維持整齊的是機器，不是要求每個人自覺。

1. 如果組長區長文書有空順手整理那很好，賺到，但制度不能靠這個日期命名本來就是文書大家已經習慣的做法，實測 121 場活動幾乎不用人力就自動串接成功
2. 如果沒空，機器接手（這一層才是真正靠得住的）機器每個月自動掃描，猜出「這批東西該搬去哪」，文書組一個人花半小時看清單點頭，機器負責真正搬移需要各組的硬碟給機器唯讀權限，機器只看檔名的日期，不會亂翻內容
3. 如果連點頭都沒人做目錄照樣每個月更新，東西雖然沒搬走，但查目錄還是找得到最差的狀況＝倉庫加目錄，還是比現在什麼都沒有好

各組唯一逃不掉的一條要求：檔名要寫日期。連機器都救不了的，只有連日期都不寫的檔案。

誰能看什麼、能做到什麼程度

歸檔窗口＝判斷＋動手兩種人，權限跟職務走（名單從道籍帶出，換人自動換權限）：

保險兩層：刪除先進垃圾桶（30 天可救回）＋每週異動檢查（誰刪了什麼、搬了什麼）。組碟一併開給「有職務的前賢」跨組看，道場沒有商業機密；開放前先把帶個資的舊名冊集中管好。

權限群組怎麼設

權限不是一個人一個人設，是先建好「群組」（例如「弘法組」這個群組），把人加進群組，再把群組掛到硬碟上。人事異動時只要改群組名單，硬碟權限自動跟著變，不用一顆一顆碟重設。名單全部從道籍系統的職務資料帶出來：道籍系統說誰是組長，誰就自動進對應群組。

「有職務的前賢」用群組包群組的方式組成：它自己不直接放人，而是把下面所有小群組整包放進去當成員。每個人只加進自己所屬的小群組一次，大群組自動涵蓋所有人；以後新開一個組，把新群組掛進大群組就好，不用重新維護大名單。

23 群＝16 單位群（9 組＋7 區）＋6 身分群（點傳師・窗口・經理・講師・講員・壇主）＋1 大群組。

窗口和幫手不分兩群：權限砍半反而做不了事；刪錯搬錯由垃圾桶 30 天＋每週異動檢查接住，不用權限分級再疊一層。

每一種硬碟的掛法（公式固定，同類硬碟全部一樣）：

一個人會看到三十幾顆硬碟，會不會暈？

會，如果把雲端硬碟的側欄當成入口的話。點傳師或文書打開側欄，圖書館加組碟區碟三十幾顆排在那裡，第一眼一定嚇到。所以設計上根本不打算讓人從側欄找東西，四道防暈措施：

就算這樣，還是一定會有人來問「我該去哪裡」。原則：不教地圖，給路標，每個角色只需要三個連結。四個配套：

峨眉自己的檔案有哪些

道場其他單位（靈隱寺、和宣、彌勒家園等）各自有自己的檔案跟做法，這次只整理峨眉自己的，不動別人的。峨眉自己的檔案分四塊：

圖書館的每顆硬碟都有一個編號，後面全篇會一直用到，先看這張書架圖記住它們：

每顆硬碟裡面的資料夾編號（整理後的終態）

全系統只有一種編號文法：排序數字＋中文名，一路用到底。第一層的疊編 1～9；第二層的硬碟編三位數：第一碼是疊、後兩碼是順序（101公開、204錄音、301弘法、401士林）；第三層的資料夾編兩位數：01～89 常用資料、90 歷年活動（一年一夾）、99 暫存，全部硬碟同一套骨架，學會一顆等於學會全部；第四層檔名開頭寫日期。純活動型的硬碟（208會議）不編資料夾，年份就是編號。要引用某一格資料，完整地址＝硬碟號-資料夾號（例：204-01＝錄音的有聲書格）。這次重構把號碼整批換新。放心改：雲端硬碟的連結認資料夾本身不認名字，改名換號舊連結照樣打得開。

文獻高價值區＝202文史的 05 經理紀錄、06 人物紀錄＋208會議，典藏策展優先從這幾格選件。204錄音已定案；205／206／207 照同一套接著做（206照片排法趁動工前先改，不重工）。

新舊編碼對照

給已經習慣舊編號的人看的對照表。先看硬碟這一層（改名已經完成）：

再看資料夾這一層，每一格舊號對到哪個新號：

硬碟名字的統一格式（七疊）

現在的硬碟名字有三種格式混用（EM：峨眉書院：雲端：⋯、EM：峨眉書院：文書組、EM：峨眉：文書組：攝影），這次一併統一。前綴帶數字，側欄就會自動排成固定的七疊，圖書館永遠在最上面：

各組各區工作硬碟：哪些已經有了、哪些要開

道籍系統裡正式的單位是 9 組、7 區。逐一對照現在有沒有自己的工作硬碟，藍框就是這次要新開的：

名字與編號跟著道籍系統走：組碟 301～309、區碟 401～407，順序照道籍、百位數＝疊，側欄自動排整齊。7 區開好後，舊「各區班程」碟降為歷史檔案。

新舊硬碟怎麼接起來：五步路線圖

開一顆硬碟本身只是幾分鐘的事，難的是接起來的順序：東西什麼時候搬、個資什麼時候清、鑰匙什麼時候發、人什麼時候進來。順序錯了就會出現「空碟沒人用」或「個資還沒清就全開放」這兩種事故。上半是五步的順序，下半是檔案的連連看，左邊是東西現在的位置，右邊是要搬去的新家：

1. 先把家具做好
   14 顆新硬碟一次全部開好（6 組＋7 區＋208會議），名字照統一格式取（例：EM：峨眉書院：303成全、EM：峨眉書院：401士林），每顆生出來就內建 00 說明檔＋90／99 骨架；既有的 25 顆同時全部改名成七疊格式。這時候還不發權限、不昭告，只有管理者看得到不依賴任何事，管理者半天內做完；一次做完是為了全部硬碟長得一模一樣，不會這顆有骨架那顆沒有
2. 舊衣服搬家
   已經定案要搬的東西各就各位：財務資料搬進財務碟、會議紀錄整批搬進會議紀錄碟、「各區班程」按七個區拆開搬進各自的區碟、填過的表單跟教材裡混的場次紀錄搬進活動年份夾要等第 1 步的碟先存在。搬法跟錄音庫同一套：機器先出對照清單，人看過點頭，機器才搬
3. 個資出清（硬門檻）
   所有工作硬碟（既有 7 顆加剛搬完內容的新碟）掃一輪名冊類個資，集中到管制處或改由道籍系統管理。這步沒做完，下一步不准開始可以跟第 2 步同時進行；正式收藏區已實測有 573 個名冊類檔案，工作硬碟還沒掃
4. 鑰匙發下去
   Google 群組掛上每顆碟：該組成員可以放搬刪、單位負責人是管理員、有職務的前賢都能看。目錄同時擴大到涵蓋所有工作硬碟；舊7G 的寫入權限也在這一輪收回，封存才算真的落地要等第 3 步全部完成，加上 Google 群組先建好（需要 Neil 做一次性的授權設定）
5. 人入住
   跟各組長區長開說明會（家具設好、舊衣放好、自己入住），發一頁歸檔規矩，月巡檢範圍擴大到新碟。舊的「各區班程」碟改名標成歷史檔案要等第 4 步。從這一步起，新東西直接生在新家，不會再回頭堆進舊碟

搬家對照表（已經定案要搬的東西，各自去哪）：

既有硬碟（文書、弘法、學務、綜合班、線上課程、道峨眉）內部不強制重排：工作硬碟是該組自己主編的空間，機器月掃會接住。只做三件：改統一名字・掃一輪個資・掛上新權限。

大原則：圖書館按「內容類型」分（課題、文史、照片、錄音⋯），按「單位」分的全部住組碟，所以舊4D「各組業務」碟與文書組攝影碟搬空即退場，同一種東西不再有兩個家。本段＝總路線第 4 步的展開。

有沒有需要另外開新硬碟

這一輪新拍板的決定2026-08-20

動工前把上面幾個沒定案的地方逐一想清楚，這次全部拍板：

• 會議紀錄：開新硬碟，幹部寫、點傳師看，同時標成跟人物紀錄一樣珍貴的史料，不是純行政檔案。
• 表格 vs 表單：查了實際內容，表格是常用的空白範本，不用動；表單全部是填過、綁定活動的東西，跟著活動搬走，資料夾退場。
• 訓文正本問題解除：靈隱訓文跟峨眉開壇訓文是兩份不同用途的文件，不需要合併定一個正本，原本卡著文獻區開放的顧慮拿掉了。
• 舊7G 人事封存：原本想把它改造成道籍系統的備查副本，查了道籍系統現在的做法後發現不需要，現在的登記表都是掃描後直接辨識、辨識完就丟，不落地存檔案，這樣反而更符合「個資不要變成檔案」的方向。查了最近兩年舊7G 還在動的檔案，也確認可以直接封存，不用再另外開一個接口。
• 群組授權範圍縮小：之後用工具幫忙管理 22 個群組的成員名單，只授權「管理群組」這一項功能，其他像信箱、雲端硬碟這些管理權限都不給，把風險鎖到最小。
• 教材裡混進的活動紀錄：確認簽到表、當天照片、事後檢討這些不該放在教材區，該搬去活動年份夾；由機器先篩一輪，看不出來的少數例外才交給人看。
• 舊4D「各組業務」碟解散：每個組的資料夾整包搬進該組自己的組碟（新開的進新碟、已有的進既有碟），搬空後整顆退場。原因：組碟開了、又全員（有職務者）可讀之後，「放在圖書館讓大家查得到」它存在的理由已經被取代。只剩 D01.中心（139 筆）不屬於任何組，內容待判。
• 文書組攝影碟併入照片庫：實際打開看，裡面是 2024～2026 年夾加日期活動資料夾，結構跟照片庫一模一樣，等於同一種東西兩個家。併入照片庫的年份夾，原碟退場；照片從此只有一個家。

白話版首發後 Neil 當場抓出三處講錯，已修正：

接下來的步驟

1. 先定命名規則，做出活動總表進行中
   一頁版的命名規矩發給各組窗口；活動總表草稿已經做出來，Neil 看過之後就會正式上線現在就可以開始，不用等別的
2. 四顆還沒編碼的硬碟先整理好錄音庫進行中
   錄音庫的骨架跟去重已經做完，剩下的搬移做完之後，音樂、照片、影音庫照同一套做法接著做要等搬移的腳本一次跑完
3. 開始做常用資料的書架
   先定範本目錄的「現行版本」，做第一個書架：法會怎麼操持的整套資料教材、講述錄音、範本已經盤點好了
4. 打開權限、開好通往道務平台的入口
   幫有職務的前賢、幹部、點傳師分別開好對應的看見範圍，道務平台各組頁做出來（查活動、常用範本、業務資料夾捷徑）要先開好 Google 群組；101公開的檔案目錄要先把文史跟人事那兩類拿掉
5. 每月檢查變成日常
   每月自動掃描、每週異動檢查開始跑，之後系統自己會轉要等前面的整理告一段落，資料穩定下來

同步在做：同顆硬碟的重複檔先列清單過目再刪、刪了先進垃圾桶（錄音庫 199 個已處理完）。文獻典藏從活動總表接手：倉庫＝找史料的地方，總表＝地圖，有價值的活動直接在表上圈。

這次刻意不做的事

• 開一個統一收件的窗口
• 把倉庫全部重新搬一次
• 還沒人要看的主題先做書架
• 去動舊7G 裡的檔案

現在最容易卡住的兩件事

已經確認過的重要事實

• 近兩年整個硬碟群只有 469 筆檔案有異動（占全部 0.1%），熱點只集中在四個地方（文書組、會議紀錄、法會道親資料、開壇訓文），其他冷區可以放心整理，不會撞到誰正在用。
• 還沒編碼的四顆硬碟：錄音 5,592 個檔案／164.7GB；音樂 5,867 個／27.6GB；照片 78,498 個／208.2GB；影音 6,091 個／895.2GB。
• 完全一樣的重複檔案有 7,944 組，可以省下 34.7GB 空間；但重複的量分散得很平均，不是集中在前面幾組，所以不能只做前面幾組就交差。
• 白陽聖訓有聲書，mp3 版跟 wmv 版完全沒有重複：這是同一部作品的兩種格式，書目表要兩個都列出來，不是重複檔案要刪掉。
• 用日期自動把不同硬碟的資料串成同一場活動，實測成功 121 場（其中 19 場串了三種以上的資料）；同一天有好幾場活動撞在一起的只有 6 場，需要再用活動名稱輔助判斷是哪一場。
• 舊7G 人事最近兩年還在異動的 101 個檔案，查過之後分三類：各壇上傳的辦道人事表照片、法會的報告書（打字文件，不是掃描件）、靈隱班程的報名協作表，三類都確認可以直接封存，不需要另外開接口。