峨眉書院・道務平台

首頁公告管理設計規格

對話設計已逐段確認 GAS 嵌入 prototype 已確認 等待審閱書面規格 2026-08-22 取代 2026-08-08 整合設計文件中的公告相關章節

位階:「道務平台實作地圖」底下的細部規格:平台功能中「首頁公告」這一塊的完整設計。

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目的

在首頁既有預留區建立「最新消息」,把投稿、審核、置頂、異動、下架與附件管理整合進道籍系統後台。不是替管理員多開一套表單,而是讓有權限的辦事人員在既有系統內完成投稿。

統一入口
道籍系統
投稿、審核、置頂、異動、下架,一律在既有後台完成,不另開表單
資料主表
Google Sheet
第一階段公告資料主表;投稿者與管理員都不需要直接進入 Sheet
唯讀呈現
Google Sites
只嵌入已核准且在有效期間內的公告,不保存正本、不提供寫入

預估公告量每週 1–3 則,採「分散投稿、集中審核發布」:投稿範圍下放到組/區,但只有平台管理員能讓內容真正出現在首頁。

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與既有規格的關係

本文件取代 2026-08-08-emei-platform-integrated-design.md 中與首頁公告資料模型、附件、LINE 通知及道籍系統整合有關的設計。舊文件的整體視覺方向仍保留,但不得再以舊公告欄位或舊權限流程作為實作依據。

母藍圖的三項邊界

  • Google Sites 不保存附件正本;所有檔案與資料夾正本留在 Google Drive。
  • 知識庫第 4 步完成前,不接舊 4D 資料夾,也不接尚未確認的新碟。
  • 站台、嵌入內容與 Drive 權限皆使用既定 23 個 Google 群組,不使用「知道連結的任何人」。
🚫本站不使用 Calendar。
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第一階段架構

操作層

道籍系統新增「道務平台管理」卡片,預留兩個入口:本設計只處理公告管理問題回報另案設計。

本設計範圍
公告管理
投稿、審核、置頂、異動、下架
另案設計
問題回報
詳細流程不在本文件範圍

資料與呈現層

道籍系統 投稿・審核・置頂・異動・下架 統一操作入口 LINE 個人即時提醒 不含全文/附件 Google Sheet 公告資料主表 伺服端身分讀寫 Google Drive 附件與資料夾正本 被公告記錄引用 唯讀公告輸出服務 白名單欄位過濾 Apps Script(重新審核) Google Sites 首頁與過往公告 會員端入口,不可寫入 待處理即時推播 伺服端讀寫 連結,不複製 已核准+有效期間內 嵌入
第一階段不建立另一套公告資料庫:道籍系統是統一操作入口,Sheet 是唯一資料來源,兩者不得形成需要人工同步的兩份清單。Google Sites 不直接存取 Sheet,也不提供任何寫入功能;瀏覽器端不持有 Sheet 寫入憑證。公告只「連結」Drive 的檔案與資料夾,不複製。
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發布範圍

首頁最新消息只收:

  • 全體辦事人員適用的消息。
  • 不含個人資料或敏感內容的消息。
  • 經平台管理員核准的消息。
ℹ️各組或各區限定的消息仍留在既有組/區管道,不另外在各組、各區頁面建立最新消息模組。組/區投稿者若認為內容適合全體,可提交首頁公告申請,由平台管理員判斷是否發布。
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角色與權限

投稿角色

角色可做什麼
組長代表自己的組投稿與處理自己的草稿、退回案件
區負責人代表自己的區投稿與處理自己的草稿、退回案件
區文書代表自己的區投稿並協助附件整理
文書組提交全體公告,並協助編修所有投稿
額外指定投稿者由平台管理員設定可代表的組、區或全體範圍

角色與範圍優先從道籍系統的職務資料自動判斷,避免另維護第二份固定人員名單。

平台管理員(唯一能讓內容生效的角色)

核准並實際發布
決定是否置頂及置頂順序
核准內容或附件異動
保留投稿原稿後代為編輯,建立可追溯的新版本
實際下架或取消發布

投稿人可以提出置頂、發布時間、下架時間、取消發布與內容異動的建議或申請,但不能直接改變會員端內容。平台管理員與文書組可代為編輯;原稿不得覆蓋,代編說明必填並記錄修改人與時間。文書組仍不能自行發布。

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公告狀態與流程

草稿 待審核 核准發布 到達發布時間才上線 退回修改 附原因,回投稿者 修改後重新送出 已下架 正常結束 取消發布 誤發/內容撤回
實線=主流程;紅色虛線=例外分支(退回修改、取消發布)。預約發布以核准公告的發布時間控制,不需要另一套人工清單。

新公告

  1. 投稿者從道籍系統的「道務平台管理 → 公告管理」新增公告。
  2. 系統依職務帶入投稿單位與可用範圍。
  3. 投稿者填寫公告內容、建議發布設定、置頂建議、附件與相關資料夾。
  4. 送出後狀態改為「待審核」,Google Sites 不會立即顯示。
  5. 管理員收到 LINE 即時提醒。
  6. 管理員可核准、代為編輯、調整發布設定,或填寫原因退回;代編會保留原稿並建立工作版本。
  7. 核准且到達發布時間後,公告才進入 Google Sites 會員端。

已發布公告的異動

投稿單位可從原公告提出:

  • 內容或附件修改。
  • 延長、解除或新增置頂。
  • 提前下架。
  • 取消發布。
🔔異動申請送出後進入管理員待辦並觸發 LINE 提醒;管理員核准前,會員端維持目前已發布版本。所有核准、退回、發布、異動、下架與取消發布均需保留操作者與時間紀錄。
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Google Sheet 資料模型

公告一則公告一列
公告編號狀態分類 標題摘要詳細說明 投稿單位類型投稿單位ID投稿單位名稱投稿人ID 建議發布時間發布時間 活動/報名截止時間置頂截止時間 建議下架時間公告下架時間 是否申請置頂置頂申請原因 是否置頂置頂順序 是否長期公告下次檢視日 審核人ID審核時間退回原因 原始版本號工作版本號發布版本號 建立時間最後更新時間
公告版本原稿、代編與發布版本均保留
公告編號版本號版本類型 標題快照摘要快照詳細說明快照 日期設定快照編輯人ID編輯時間代編說明
公告附件一對多,一列一項檔案
公告編號版本號Drive檔案ID顯示名稱 檔案類型用途說明來源位置 顯示順序權限檢查結果最後檢查時間
公告資料夾一對多,一列一個相關資料夾
公告編號版本號Drive資料夾ID顯示名稱 用途說明所屬知識庫位置是否允許內容持續更新 顯示順序權限檢查結果最後檢查時間
公告操作紀錄至少記錄以下欄位
公告編號動作類型操作者ID 動作時間異動前狀態異動後狀態原因
公告異動申請道籍系統端補充分頁:異動申請流水(會員端/GAS 不讀取)
申請編號公告編號申請類型 申請內容申請人ID申請時間 狀態處理人ID處理時間處理說明
🕒所有時間欄由道籍系統以 ISO 8601 含 +08:00 寫入,例如 2026-08-22T09:00:00+08:00;GAS 依絕對時間解析。
🔒GAS 只讀取「核准發布」、已到發布時間且未到公告下架時間的發布版本。會員端不輸出管理欄位、投稿人 ID、審核人 ID、操作紀錄或未發布版本。
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投稿欄位與管理建議

投稿時可填:

  • 標題、分類、摘要與詳細說明。
  • 建議發布時間、置頂截止時間、公告下架時間,以及可選填的活動/報名截止時間。
  • 是否申請置頂及置頂原因。
  • 是否屬於長期公告;長期公告的建議檢視週期。
  • 多個檔案附件;一個或多個相關資料夾。
📌長期置頂公告可以不設定下架日,但必須設定下次檢視日,預設每三個月提醒管理員確認是否繼續置頂。
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附件與資料夾

檔案附件

  • 一則公告可選擇多個 Drive 檔案,可一次多選。
  • 為每個附件設定顯示名稱、用途與排列順序。
  • 可個別移除或更換,不影響同一公告的其他附件。
  • 建議不超過 10 份;第一階段只提醒,不設硬性上限。
  • PDF、Excel、Google 文件、圖片等清楚呈現檔案類型與用途。

相關資料夾

  • 一則公告可連結一個或多個 Drive 資料夾。
  • 會員端只顯示「開啟相關資料夾」,不自動展開或複製全部檔案。
  • 允許持續更新的資料夾須明確標示;後續新增內容不會自動變成首頁獨立附件。

發布前檢查

每個檔案與資料夾均須檢查:

ID 可解析且資源仍存在
來源屬於核准的 Drive/知識庫位置
會員使用既定 Google 群組可開啟
未使用「知道連結的任何人」
顯示名稱不含不應公開的個人資料
⚠️中心提供的附件若會員權限尚未驗證,不得直接發布。權限驗證需由一般會員帳號與未授權帳號分別測試,不能只依管理員可見或連接器列出結果判定。
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LINE 通知

每筆新投稿或已發布公告的異動申請,都立即提醒平台管理員的個人 LINE。

提醒只包含

  • 投稿單位
  • 公告標題
  • 待處理類型
  • 道籍系統後台管理連結

不傳送

  • 公告全文
  • 附件
  • 名單或其他個人資料
🔁LINE 通知失敗不得改變投稿狀態;後台需保留待審核項目,並提供通知失敗紀錄供管理員查看。
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Google Sites 首頁呈現

  • 「重要公告」最多 3 則,「最新消息」最多 3 則;兩區都採逐條橫式列表,不使用三欄置頂卡片。
  • 置頂公告以淡暖色底、左側紅印線與文字標籤區分;依平台管理員設定的順序排列。
  • 最新消息依實際發布時間由新到舊排列;已置頂公告不在最新消息重複出現。
  • 列表向會員顯示發布日期、置頂截止、公告下架,以及適用時的活動/報名截止日期。

首頁以 GAS HTML Service Web App 嵌入。點擊公告後,不使用抽屜、浮層或另一套假導覽;同一嵌入區由列表切換為詳情,並提供「返回最新消息」。附件與資料夾才以新分頁開啟。

詳情閱讀順序固定為:標題與投稿單位 → 公告正文 → 發布/置頂/下架/活動期限 → 附件與相關資料。日期不重複放在詳情標題上方;長期公告顯示「無固定下架日」。

🎨首頁維持既定外交官主題、深綠與暖色水墨視覺;本設計不重開整體視覺方向。
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過往公告

  • 首頁提供「查看過往公告」。
  • 會員可查詢最近一年內已發布及正常下架的公告。
  • 可依關鍵字、分類與投稿單位篩選。
  • 超過一年後仍保留在 Google Sheet 與管理後台,但不再出現在會員端。
  • 取消發布的公告不出現在過往公告,後台仍保留操作紀錄。
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錯誤與降級

情境處理方式
公告模組讀取失敗顯示「公告暫時無法載入」及問題回報入口,站台其他入口仍可使用
沒有有效公告顯示安靜的空狀態,不留下破版空白
單一附件失效停用該附件入口並提醒管理員,不直接刪除整則公告
權限不足提示使用正確的峨眉帳號登入,不改為公開分享
LINE 通知失敗公告仍留在後台待辦,管理員可看到通知失敗狀態
排程或狀態資料異常不發布有歧義的資料,後台顯示需處理原因
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RWD、可用性與個資

  • 桌面版可使用雙區段列表;手機版改為單欄閱讀。
  • 不出現水平捲動或內外雙重導覽。
  • 公告、附件與資料夾入口可用鍵盤操作,焦點順序符合閱讀順序。
  • 重要程度與狀態不能只靠顏色辨識。
  • Google Sites、公告模組及 Drive 資源均維持既定群組權限。
🔒會員端不輸出:電話、人籍、名冊、出席狀況、投稿人 ID、審核人 ID 或管理備註。
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管理負擔

管理員的例行工作集中於道籍系統:

從 LINE 提醒直接開啟待審核項目
核准、退回或調整發布設定
處理置頂、異動、下架與取消發布申請
每三個月檢視長期置頂公告
收到附件失效或權限異常時處理
💡管理員不需要尋找 Google Form,也不需要直接整理 Google Sheet。第一階段不掃描或同步整個中心資料夾,避免把低頻公告流程變成額外資料整理工作。
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驗收標準

各投稿角色只能代表自己被授權的組、區或全體範圍投稿
投稿送出後不會直接出現在首頁,管理員核准後才發布
新投稿與公告異動申請能建立 LINE 提醒,提醒不含全文與附件
投稿人可提出置頂、異動、下架與取消發布申請,但無法直接執行
平台管理員可代編;原稿、工作版本、發布版本與代編說明均可追溯
首頁最多顯示 3 則置頂與 3 則最新,且不重複
置頂與最新消息均為橫式列表;點入詳情後能在同一嵌入區返回列表
會員可在列表與詳情辨識公告下架日期;詳情日期位於正文之後
長期置頂公告有下次檢視日與提醒
一則公告可包含多個檔案及多個相關資料夾,排列與用途顯示正確
相關資料夾只提供開啟入口,不在首頁自動展開內容
草稿、待審核、退回、過期與取消發布內容不會錯誤出現在首頁
最近一年過往公告可查;超過一年與取消發布內容不在會員端出現
一般會員可開啟核准附件,未授權帳號不能開啟;沒有任何資源改成公開連結
桌面與手機均能閱讀、展開詳情及操作附件入口
Google Sites 維持未發布草稿,直到使用者另行明確批准發布
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明確不在第一階段

各組/各區獨立最新消息模組
個人化公告、已讀追蹤或依身分分流首頁消息
中心「經理會議附件」資料夾的自動同步或整包複製
班程報名、各組/各區 Excel 名單與中心格式彙整
自動複製 Drive 附件或建立峨眉工作副本
問題回報模組的詳細實作
Calendar
知識庫第 4 步完成前接入舊資料夾或新碟
未經使用者批准建立雲端資源、調整分享權限、重新連接 Apps Script 或發布 Google Sites
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媒體策略地圖紀錄要點

來源已核對:正確檔案為 drive-inventory/docs/specs/2026-08-20-media-strategy-map.html峨眉媒體策略地圖)。以下管道關係已寫回該地圖「這片拼圖的接口 → 資訊流」列,不再是待辦。

已記錄進「峨眉媒體策略地圖」的管道關係:

各組/各區/文書投稿 道籍系統統一後台 平台管理員審核 Sites 首頁與一年留底

輔助管道

  • Google Sheet:公告資料主表。
  • Google Drive:附件與資料夾正本。
  • LINE:管理員即時待辦提醒。
  • Google Sites:全體、非敏感公告的前門與留底。

地圖應同時註明:限定消息留在原組/區管道;站台不保存正本;不做中心資料夾同步;不使用 Calendar。

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實作責任與交接邊界

Codex/道務平台端

  • Google Sheet 欄位與狀態契約。
  • 唯讀 GAS 公告輸出服務與 RWD 嵌入畫面。
  • 橫式列表、同區詳情切換、日期與附件呈現。
  • 本地測試、Google Sites 草稿嵌入與會員/未授權驗證。

CC/道籍系統端

  • 「道務平台管理」卡片與公告管理後台。
  • 投稿、代編、版本、審核、置頂、異動與下架流程。
  • 角色與範圍判斷、Sheet 寫入整合及 LINE 提醒。
  • 依本規格輸出固定公告 ID、狀態、版本與日期欄位。
兩端只透過本規格定義的 Sheet 欄位、公告狀態與版本號銜接。Codex 不修改道籍系統程式;CC 不另建第二份公告資料來源或改寫 GAS 會員端呈現。任何欄位變更須先更新本正本規格。